Najcenniejsze narzędzia strategiczne: Struktura organizacyjna

Jedną z częstszych rzeczy, jaką ostatnio robię z klientami to układanie struktury ich organizacji. Nawet w mniejszych firmach ma to ogromny sens.

Głównie dlatego, że przy okazji tworzą się standardy operacyjne oraz przestrzeń na separację właściciela od uciążliwej, operacyjnej pracy.

Dlaczego warto opracować Optymalną Strukturę Firmy?

Struktura organizacyjna w firmie, która rosła organicznie, rzadko jest optymalna.

Wynikająca z wcześniejszych ograniczeń budżetowych agregacja obowiązków często ogranicza rozwój firmy. Specjaliści, których kompetencje rosły razem z firmą, często obciążeni są zbędnymi obowiązkami.

Ponadto firmy takie rzadko mają jasno ustalone standardy. Często są one w głowie pracowników i działają, póki pracownicy się nie zmieniają, albo firma nie rośnie.

Tutaj ważna uwaga. Procedury to nie są standardy. Procedury wynikają ze standardów - są ich szczegółową implementacją. Standardy wynikają z wartości, wizji i misji. 

W oparciu o Wizję i Wartości należy (a na pewno warto) zaprojektować optymalną strukturę organizacyjną firmy. Nawet jeśli liczba ról będzie większa niż liczba pracowników.

W trakcie tego procesu:

  1. udokumentujesz obowiązki i stworzysz standardy operacyjne,
  2. będziesz delegować na tańszych lub efektywniejszych pracowników i podwykonawców zadania blokujące potencjał kluczowych osób,
  3. odkryjesz zagrożenia operacyjne - brak lub "dziurawe" KPI, brak odpowiedzialności uniemożliwiających faktyczne delegowanie,
  4. odkryjesz nieefektywności - zadania, które robią osoby zbyt kompetentne, niewystarczające uprawnienia do efektywnego realizacji zadań,
  5. stworzysz podwaliny pod prawdziwą separację operacyjną Twojej osoby.

Jedno z najcenniejszych narzędzi strategicznych

Schemat organizacji wraz zakresem obowiązków to jedno z najcenniejszych narzędzi strategicznych. Dlaczego? Ponieważ niesamowicie ułatwia zrobienie kroku od planów budowania firmy niezależnej od właściciela do realizacji tych planów. Pozwala wyciągnąć z głowy właściciela i głów jego kluczowych pracowników to, co sprawia, że właściciel nadal jest niezbędny operacyjnie.

Do tej pory przeprowadzałem ten proces z klientami na mapach myśli (wizualny schemat organizacji) oraz w Excelu (lista obowiązków i KPI). Oba te narzędzia nadają się "jako tako" do przemyślenia zagadnienia. Szybko jednak przestają pomagać i słabo nadają się do pracy z efektami tego procesu.

Ponieważ robię to często, stworzyłem dedykowane narzędzie pod mój specyficzny sposób realizacji tego zadania.

Mój sposób sprawia, że każdy przedsiębiorca z którym pracowałem, nagle zaczął doceniać sens "najnudniejszego" procesu organizowania firmy - tworzenia struktury operacyjnej. Coś, co u innych jest zbędną biurokracją, zamieniłem w jedno z najcenniejszych narzędzi strategicznych w arsenale przedsiębiorcy.

To nie jest szybki, łatwy i przyjemny proces... jak większość procesów, które dają naprawdę cenne rezultaty. Można to porównać to sprowadzenia na świat dziecka. To, co jest między Wami niedookreślone zamienia się w coś, co może stać się kiedyś samodzielne.

Autor: Piotr Majewski
Pomagam przedsiębiorcom usługowym odseparować się od działalności operacyjnej i przygotować biznes na skalowanie. Umów się na sesję strategiczną.

Umów się na 2h sesję strategiczną

Podczas 2 godz. rozmowy online rozpoznamy problem, którego rozwiązanie da Ci najwięcej korzyści i przedstawię konkretne rozwiązanie tego problemu.

Umów się tutaj Napisz, jeśli masz pytania